Aprende a crear tu propia base de datos..
1.- Selecciona la barra de acceso rápido del botón NUEVO, o bien selecciona la opción base de datos en blanco que se encuentra en la pantalla Introducción a Microsoft Office Access, en la sección nueva base de datos en blanco.
2.- En el Panel derecho se activará la opción BASE DE DATOS EN BLANCO donde deberás elegir la ubicación donde la guardarás, seleccionando la carpeta que ahí se encuentra y el nombre que deseas darle a la base de datos.
3.- Presiona el botón CREAR, se activará el área de trabajo en la VISTA HOJA DE DATOS. A partir de esta vista puedes empezar el diseño de las tablas que conformarán la base de datos, pero lo recomendable es crearla por medio de la VISTA DISEÑO ya que la estarás creando desde cero, lo cual tiene como ventaja que tu defines todos los elementos y propiedades de la tabla, por lo que la explicación se hará a partir de esta vista. Esta opción la puedes activar desde el botón desplegable que se encuentra en el grupo VISTAS de la cinta de opciones DISEÑO.
Al cambiar a esta vista, el programa te solicitará que asignes un nombre a la tabla que vas a crear. Escribe el nombre de la tabla y presiona ENTER.
En esta vista encontraras los siguientes objetos: Propiedades del campo, panel de hoja de propiedades. Nombraras tu tabla del nombre que decidas.
A.- Posicionaras el puntero en las celdas de la columna NOMBRE DEL CAMPO, escribe el nombre del campo; MATRICULA.
B.- Oprime la tecla TAB para desplazarte a la columna TIPO DE DATOS, o bien, da un clic en la celda correspondiente, selecciona de la lista desplegable el tipo correspondiente a este campo, por ejemplo, TEXTO.
C.- Desplázate a la columna DESCRIPCIÓN para que escribas una breve explicación del campo si lo consideras necesario, esta propiedad es opcional utilizarla.
D.- Para introducir más campos repite los pasos A, B, C
F.- Aunque el programa define el primer campo como clave principal o campo llave, tú puedes cambiarlo. Selecciona el campo que se definirá como campo llave y presiona el botón CLAVE PRINCIPAL, que se encuentra en el grupo de HERRAMIENTAS de la cinta de opciones DISEÑO.
G.- Cuando termines de definir los campos que integraran la tabla, da un clic en el botón GUARDAR.
Después de diseñar y definir las propiedades de tu tabla ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para realizar este procedimiento regresaras a la HOJA DE DATOS. Captura en cada campo los datos correspondientes.
Para crear otra tabla en la misma base de datos selecciona la pestaña. Crear el botón TABLA, se activará una pestaña nueva enseguida de la primera, para asignarle nombre, recuerda seleccionar el botón GUARDAR.
- Como agregar relaciones?
1.- Abre la base de datos en la que se va a crear la relación entre tablas.
2.- Selecciona la pestaña HERRAMIENTAS de base de datos.
3.- Selecciona el botón relaciones del grupo MOSTRAR U OCULTAR. Se activará el cuadro de dialogo MOSTRAR TABLA.
4.- Selecciona una de las tablas que formarán parte de la relación y da clic en el botón agregar. Repite este paso hasta que añadas todas las tablas que se van a relacionar. También puedes dar doble clic en el nombre de la tabla, de igual forma se agregará al área de RELACIONES.
5.- Haz clic en el botón CERRAR. Aparecerá la ventana RELACIONES con las tablas que agregaste en el paso 4.
6.- Para hacer la relación, da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botón del ratón arrástralo hasta el campo principal de la tabla secundaria.
7.- Suelta el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de dialogo MODIFICAR RELACIONES.
8.- En el cuadro aparecerá el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave, los cuales deben ser del mismo tipo. Activa la casilla EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL.
9.- Haz clic en el botón CREAR. Se creará la relación y aparecerá en la ventana de relaciones.
En la línea de relación aparecen los símbolos 1 e infinito (∞) los cuales representan la relación 1 a varios.
Para hacer modificaciones en la relación sólo deberás seleccionar la línea que representa la relación y dar doble clic en ella, o bien seleccionar de la ficha DISEÑO del grupo HERRAMIENTAS el botón MODIFICAR RELACIONES. Se activará el cuadro de dialogo correspondiente, donde podrás hacer las modificaciones necesarias. Para eliminar una relación selecciona la línea de relación y presiona la tecla suprimir.
- Como agregar una consulta?
1.- Abre la base de datos desde la que se creará la consulta.
2.- Elige el botón Diseño de consulta, este se encuentra en el mismo grupo OTROS.
3.- Se activa el cuadro de dialogo MOSTRAR TABLA para elegir la tabla de la que deseas obtener los datos, selecciona la tabla y presiona el botón agregar.
4.- Se activa la VISTA DE DISEÑO de consultas, que en la parte superior, conocida como ZONA DE TABLAS, muestra las tablas agregadas y en la parte inferior, conocida como CUADRICULA QBE le corresponde a un campo, y cada fila tiene un propósito como los que se explican.
6.- Cuando termines de diseñar la consulta, grábala dando clic en el botón guardar de la barra de Herramientas de acceso rápido, si es la primera vez que la guardas deberás asignarle un nombre.
7.- Para ejecutar la consulta selecciona el botón EJECUTAR(!) del grupo de RESULTADOS de la ficha DISEÑO. Se genera la tabla de consulta.
- Como crear un formulario?
1. Activa del panel de Exploración la tabla a la cual deseas crearle el formulario
2. Selecciona del grupo FORMULARIOS de la pestaña CREAR el botón FORMULARIO.
3.Automáticamente, se creará el formulario con todos los campos que integran la tabla, además se activará la cinta de opciones FORMATO, donde encontrarás elementos para aplicar formato de Fuente, Formato de Líneas de División, Controles como Logotipo, Titulo, Fecha y hora, aspectos de líneas, así como la Galería de autoformato, la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y de bordes.
4.Después de aplicar el diseño que desees selecciona el botón ver del grupo VISTAS para que genere el formulario.
- Como crear un informe?
1. Selecciona del panel de exploración la tabla a la cual deseas crearle un informe.
2. Selecciona del grupo INFORMES de la pestaña CREAR el botón INFORME.
3. Automáticamente se creará el INFORME con todos los campos que integran la tabla en la VISTA PRESENTACION. Se activará la cinta de opciones FORMATO donde, igual que en los formularios, encontrarás elementos para aplicar formato de Fuente, Formato, Líneas de División, Controles y Autoformato.
4. Selecciona el botón VER del grupo VISTAS para que se genere el informe.
2.- En el Panel derecho se activará la opción BASE DE DATOS EN BLANCO donde deberás elegir la ubicación donde la guardarás, seleccionando la carpeta que ahí se encuentra y el nombre que deseas darle a la base de datos.
3.- Presiona el botón CREAR, se activará el área de trabajo en la VISTA HOJA DE DATOS. A partir de esta vista puedes empezar el diseño de las tablas que conformarán la base de datos, pero lo recomendable es crearla por medio de la VISTA DISEÑO ya que la estarás creando desde cero, lo cual tiene como ventaja que tu defines todos los elementos y propiedades de la tabla, por lo que la explicación se hará a partir de esta vista. Esta opción la puedes activar desde el botón desplegable que se encuentra en el grupo VISTAS de la cinta de opciones DISEÑO.
Al cambiar a esta vista, el programa te solicitará que asignes un nombre a la tabla que vas a crear. Escribe el nombre de la tabla y presiona ENTER.
En esta vista encontraras los siguientes objetos: Propiedades del campo, panel de hoja de propiedades. Nombraras tu tabla del nombre que decidas.
A.- Posicionaras el puntero en las celdas de la columna NOMBRE DEL CAMPO, escribe el nombre del campo; MATRICULA.
B.- Oprime la tecla TAB para desplazarte a la columna TIPO DE DATOS, o bien, da un clic en la celda correspondiente, selecciona de la lista desplegable el tipo correspondiente a este campo, por ejemplo, TEXTO.
C.- Desplázate a la columna DESCRIPCIÓN para que escribas una breve explicación del campo si lo consideras necesario, esta propiedad es opcional utilizarla.
D.- Para introducir más campos repite los pasos A, B, C
F.- Aunque el programa define el primer campo como clave principal o campo llave, tú puedes cambiarlo. Selecciona el campo que se definirá como campo llave y presiona el botón CLAVE PRINCIPAL, que se encuentra en el grupo de HERRAMIENTAS de la cinta de opciones DISEÑO.
G.- Cuando termines de definir los campos que integraran la tabla, da un clic en el botón GUARDAR.
Después de diseñar y definir las propiedades de tu tabla ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para realizar este procedimiento regresaras a la HOJA DE DATOS. Captura en cada campo los datos correspondientes.
Para crear otra tabla en la misma base de datos selecciona la pestaña. Crear el botón TABLA, se activará una pestaña nueva enseguida de la primera, para asignarle nombre, recuerda seleccionar el botón GUARDAR.
- Las tablas que se integrarán en esta base de datos aparecerán en el PANEL DE EXPLORACIÓN DE OBJETOS.
- Para modificar alguna de las TABLAS solo tienes que seleccionarla del PANEL DE EXPLORACION DE OBJETOS, y modificar las propiedades a través de la VISTA DE DISEÑO, o los datos en la VISTA DE HOJA DE DATOS, no olvides guardar las modificaciones que realices.
- Para eliminar la información de un campo selecciónalo y presiona la tecla SUPRIMIR.
- Para eliminar un registro completo o varios a la vez, selecciona la(s) fila (s) y presiona la tecla suprimir.
- Para eliminar una CLAVE PRINCIPAL en la VISTA DISEÑO, selecciona la fila y haz clic en el botón CLAVE PRINCIPAL para quitarla.
- Para Cambiar el nombre de la TABLA, primero deberás cerrarla, selecciónala en el PANEL DE EXPLORACION, haz clic con el botón derecho del ratón, elige del menú contextual la opción CAMBIAR NOMBRE, escribe el nuevo nombre que le asignarás.
- Como agregar relaciones?
1.- Abre la base de datos en la que se va a crear la relación entre tablas.
2.- Selecciona la pestaña HERRAMIENTAS de base de datos.
3.- Selecciona el botón relaciones del grupo MOSTRAR U OCULTAR. Se activará el cuadro de dialogo MOSTRAR TABLA.
4.- Selecciona una de las tablas que formarán parte de la relación y da clic en el botón agregar. Repite este paso hasta que añadas todas las tablas que se van a relacionar. También puedes dar doble clic en el nombre de la tabla, de igual forma se agregará al área de RELACIONES.
5.- Haz clic en el botón CERRAR. Aparecerá la ventana RELACIONES con las tablas que agregaste en el paso 4.
6.- Para hacer la relación, da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botón del ratón arrástralo hasta el campo principal de la tabla secundaria.
7.- Suelta el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de dialogo MODIFICAR RELACIONES.
8.- En el cuadro aparecerá el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave, los cuales deben ser del mismo tipo. Activa la casilla EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL.
9.- Haz clic en el botón CREAR. Se creará la relación y aparecerá en la ventana de relaciones.
En la línea de relación aparecen los símbolos 1 e infinito (∞) los cuales representan la relación 1 a varios.
Para hacer modificaciones en la relación sólo deberás seleccionar la línea que representa la relación y dar doble clic en ella, o bien seleccionar de la ficha DISEÑO del grupo HERRAMIENTAS el botón MODIFICAR RELACIONES. Se activará el cuadro de dialogo correspondiente, donde podrás hacer las modificaciones necesarias. Para eliminar una relación selecciona la línea de relación y presiona la tecla suprimir.
- Como agregar una consulta?
1.- Abre la base de datos desde la que se creará la consulta.
2.- Elige el botón Diseño de consulta, este se encuentra en el mismo grupo OTROS.
3.- Se activa el cuadro de dialogo MOSTRAR TABLA para elegir la tabla de la que deseas obtener los datos, selecciona la tabla y presiona el botón agregar.
4.- Se activa la VISTA DE DISEÑO de consultas, que en la parte superior, conocida como ZONA DE TABLAS, muestra las tablas agregadas y en la parte inferior, conocida como CUADRICULA QBE le corresponde a un campo, y cada fila tiene un propósito como los que se explican.
- Campo. Área para los campos a visualizar, los cuales pueden ser campos de la tabla o campos calculados por una formula.
- Tabla. Presenta el nombre de la tabla de donde se tomó el campo.
- Orden. Se utiliza para ordenar las filas del resultado.
- Mostrar. Si se desea que una columna no aparezca en la consulta, pero si la queremos para definir la consulta, se desactiva el cuadro VERIFICACION.
- Criterios. Se utiliza para definir un criterio de búsqueda o condición, que también se conoce como filtro. Los campos que cumplan con ese criterio serán los que aparecerán en la consulta.
- O. Permite hacer combinaciones de condiciones.
6.- Cuando termines de diseñar la consulta, grábala dando clic en el botón guardar de la barra de Herramientas de acceso rápido, si es la primera vez que la guardas deberás asignarle un nombre.
7.- Para ejecutar la consulta selecciona el botón EJECUTAR(!) del grupo de RESULTADOS de la ficha DISEÑO. Se genera la tabla de consulta.
- Como crear un formulario?
1. Activa del panel de Exploración la tabla a la cual deseas crearle el formulario
2. Selecciona del grupo FORMULARIOS de la pestaña CREAR el botón FORMULARIO.
3.Automáticamente, se creará el formulario con todos los campos que integran la tabla, además se activará la cinta de opciones FORMATO, donde encontrarás elementos para aplicar formato de Fuente, Formato de Líneas de División, Controles como Logotipo, Titulo, Fecha y hora, aspectos de líneas, así como la Galería de autoformato, la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y de bordes.
4.Después de aplicar el diseño que desees selecciona el botón ver del grupo VISTAS para que genere el formulario.
- Como crear un informe?
1. Selecciona del panel de exploración la tabla a la cual deseas crearle un informe.
2. Selecciona del grupo INFORMES de la pestaña CREAR el botón INFORME.
3. Automáticamente se creará el INFORME con todos los campos que integran la tabla en la VISTA PRESENTACION. Se activará la cinta de opciones FORMATO donde, igual que en los formularios, encontrarás elementos para aplicar formato de Fuente, Formato, Líneas de División, Controles y Autoformato.
4. Selecciona el botón VER del grupo VISTAS para que se genere el informe.